一般事務とは

どんな仕事か

特定の分野の事務を専門的に行うものではなく、様々な定型的な事務の仕事を行う。「庶務」と呼ぶ場合もある。

企業により仕事の内容は異なるが、主に規則、業務手順書、社内手続などによって定められた定型的な事務作業に従事する。事務作業は多種多様であるが、文書の作成や整理、メールでの応対、発注伝票や受注伝票の作成と管理、各種台帳の管理、生産量や売上高などのデータの入力、社内の各種届出書類の管理などを行う。このように一般事務の仕事は、書類を作る、数量や金額を集計・計算する、社内で使用する書類等の点検・管理を行うことが中心となる。

文書の作成や集計などではパソコンを使用する。またコピー機やFAXを使用するなど、事務機器やOA機器に接することが多い。郵便物の発送・仕分け、物品の受取り、電話の取次ぎ、事務用品など社内で使用する消耗品の補充等細々とした仕事を受け持ち、来客への対応やお茶だしなどをすることもある。

なお、一般事務と似た仕事として総務事務がある。企業によって部署名、仕事の範囲は異なるが、重なる部分もある。一般事務は各部署で定型的な業務にあたることが多いのに対して、総務事務は社内全体の設備・備品の管理、社内行事の企画・運営、社内ルールの策定・周知等にあたることが多い。「総務課」などの独立した部署が設けられる場合もある。

◇　よく使う道具、機材、情報技術等

文書作成ソフト（Word、一太郎等）、表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシート等）、パソコン、プリンター、コピー機、FAX、電話

就くには

入職にあたって、特に学歴や資格は必要とされない。

中途採用については、ハローワーク、求人サイト等を経由して入職するほか、人材派遣会社などに登録・入社し、受託先の企業や団体などに派遣される場合もある。

補助的な業務から始めて経験を積み、事務処理能力を向上させる。

事務処理の高度化、専門化により、パソコンスキル、文書作成能力、簿記、英会話など業務に関連のある技能や資格が求められる場合もある。そのため、各種講習への参加や通信教育の受講などスキルアップのための自己啓発も重要である。

関連資格としては、「ビジネス・キャリア検定」「コンピュータサービス技能評価試験」、「秘書検定」、「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」などがあり、取得すると仕事に役立つことが多い。

定型的な仕事が多く、正確さ、注意力、几帳面さが求められる。また、繁忙期等には、仕事の速さも必要である。

働く条件・環境の特徴

勤務先、雇用形態、地域、企業規模によって異なります。個別求人の待遇や採用可能性を示すものではありません。

企業、団体、官公庁など事業を営むところは必ず事務の仕事が発生するため、職場は全国に広がっている。

就業者は女性が多い。契約社員、パートタイマー、派遣社員の占める割合が高い。

賃金、労働時間等労働条件は勤務先の規定による。就業時間は規則的なことが多く基本的には残業が少ない。土日祝日は休みとなることが多い。ただし、月末など、伝票や文書の締め切りが集中する時期には、残業をすることもある。オフィス内での仕事がほとんどである。

定型的な事務作業に関しては、機械化、自動化が進み、業務のアウトソーシング化も図られている。

関連資格

• 秘書検定1級
• 秘書検定2級
• 秘書検定3級
• MOS Excelエキスパート
• MOS Excelスペシャリスト
• MOS Wordエキスパート
• MOS Wordスペシャリスト
• MOS Power Point
• MOS Access
• MOS Outlook
• CS試験（ワープロ部門）1級
• CS試験（ワープロ部門）2級
• CS試験（ワープロ部門）3級
• CS試験（表計算部門）1級
• CS試験（表計算部門）2級
• CS試験（表計算部門）3級
• CS試験（情報セキュリティ部門）
• ビジキャリ（人事・人材開発・労務管理）
• ビジネス・キャリア検定（経理・財務管理）
• ビジキャリ（営業・マーケティング）
• ビジネス・キャリア検定（生産管理）
• ビジネス・キャリア検定（企業法務・総務）
• ビジネス・キャリア検定（ロジスティクス）
• ビジキャリ（経営情報システム）
• ビジネス・キャリア検定（経営戦略）

資格の必須・任意、受験要件、制度変更は、応募先と資格実施団体の公式情報を確認してください。