その資料、AIに入れて本当に大丈夫？仕事で使う前のチェックリスト

1. 入力する前に情報の持ち主を分ける

最初に、入力候補を公開情報、自社情報、取引先情報、顧客や従業員の個人情報、著作物へ分けます。公開ページにある文章でも転載条件や更新時点は別問題です。会議メモ、未公開数値、顧客名、メールアドレス、契約書、ソースコードは、業務上見られる立場でも外部サービスへ送信できるとは限りません。

目的も一文で固定します。要約、分類、下書き、翻訳、分析では必要な情報量が違います。氏名や固有名詞を消せば安全と決めつけず、組み合わせから個人や案件を推測できないか確認します。入力しないで達成できるなら、架空例、公開資料、端末内の承認済み機能へ置き換えます。

• 情報の持ち主と公開範囲
• 処理目的と必要最小限
• 再識別や案件特定の可能性

2. AIサービス側の条件を五つ読む

利用規約と管理画面で、入力データの保存期間、モデル改善への利用、第三者提供、処理地域、削除方法を確認します。無料版と法人版で条件が異なることもあります。『学習しない』という短い説明だけで判断せず、ログ、障害調査、法令対応、外部連携先に残る範囲まで読みます。確認日とプラン名も記録します。

会社が許可したアカウント、端末、ネットワーク、連携機能を使います。個人アカウントへ業務ファイルを移したり、ブラウザー拡張へ広い権限を与えたりしません。規程とサービス仕様が食い違う場合は、都合のよい方を選ばず利用を止めます。緊急だからという理由も送信許可の代わりにはなりません。

3. 学ぶ・AIを選ぶ・要件を確かめる

manapickでは情報を架空データへ置き換えて操作手順を再現できる動画を選び、画面に顧客名や通知が映らない状態で試します。manapick AIでは各AIの公式規約、データ利用、管理機能を確認します。manapick licenseでは情報セキュリティや個人情報に関係する資格を、入力許可そのものではなく体系的に学ぶ候補として調べます。

三サイトを回った後は、動画を見た、AIを比較した、資格名を知ったという事実と、所属組織から利用承認を得た事実を混ぜません。学習成果は『公開資料で手順を再現した』と範囲を示します。資格保有者でも個別契約の秘密保持義務は別に確認し、AIの機能があることを業務利用の根拠にしません。

4. 止める条件と確認記録を先に作る

チェック表には、情報区分、目的、入力項目、利用プラン、規約確認日、社内承認者、出力の確認者、削除手順を残します。一つでも不明なら『保留』にします。回答を急ぐ場面ほど、入力を小分けに追加してしまうため、送信前の確認者と代替手段を最初に決めておきます。

出力にも元情報の断片、誤った固有名詞、差別的表現、根拠のない数値が混ざる可能性があります。人が一次資料と照合し、公開範囲を改めて判定します。事故が疑われるときは履歴を勝手に消して終わらせず、組織の報告手順へ進みます。個別の法務判断は、契約書と社内規程を確認し、必要に応じて専門家へ相談します。